Erfaring, sikkerhed og fleksibilitet er nogle af nøgleordene for succesfuld erhvervsflytninger. En erhvervsflytning er nemlig en kompleks sag, som kræver god planlægning, struktur og overblik. Hos DK Flyt og Transport bistå vi både ved erhvervsflytninger inden for private og offentlige virksomheder.
Når det så er sagt, hvordan forbereder man bedst til den helt store flytning af kontorer? Hvordan udfører man bedst erhvervsflytningen i praksis? Og slutteligt, hvor hurtigt kan afdelingen, kontoret eller hele virksomheden være klar til drift igen?
Vi har delt flytteprocessen op i flere steps, så du kan lære mere om, hvordan det bliver gjort forskellige steder.
Fase 1 – Før flytningen
Her skal alle medarbejdere på banen. Hver eneste medarbejder skal før erhvervsflytningen gå skuffedarier, skabe og borde igennem og smide ud. Alt ”unødvendigt” bør man skille sig af med. Altså, den halve blyant du har liggende, gammelt hardware og kabler og andre ting, som ikke længere bliver brugt.
Tip: Lej en container til at stå ude foran virksomheden i halvanden til to ugers tid. På den måde har alle medarbejdere mulighed for at rydde op, når de lige har tid. Typisk kan en medarbejder ikke sætte en hel arbejdsdag af til oprydning, grundet andre forpligtelser. Derfor er dette en god måde at gøre det på.
Fase 2 – Planlæg nedpakningen
I fase 2 gælder det om, at pakke de ting ned, som skal med til det nye kontor. Hver medarbejder skal have udleveret en bordplan på det nuværende kontor og det fremtidige kontor. Hver medarbejder bør desuden få et unikt nummer, så det er nemt at pakke ned og ud. Tildel medarbejderen flyttekasser og klistermærker. Da hver flyttekasse max må veje 12 kg, kan det være en god idé at placere en vægt i midten af kontoret. Så er vægten let tilgængelig for alle.
Fase 3 – Selve nedpakningen
Så snart dine medarbejdere kan, bør de begynde at pakke ting ned i kasserne og stille ud på et fællesområde. Da medarbejderne har sat klistermærker på kasserne, behøves ikke mere struktur her. Pak alt det, som ikke er kritisk for din forretning, så der kan blive gjort klar til flyttemændene. Igen, medarbejdere har ikke tid til at tage en hel dag ud af kalenderen, så sørg for at de kan pakke to uger op til selve flyttedagen.
Fase 4 – Flyttedagen
Hvis du har valgt, at dine medarbejdere skal hjælpe en del til, er det på denne dag, at tomme møbler skal bæres hen til fællesområdet. Møblerne er naturligvis også blevet markeret. Det er også her at du pakker de essentielle ting. Her kan flyttefirmaet tage over og flytte alt, efter det er blevet pakket sikkert ned.
Fase 5 – Genetablering af nye arbejdspladser
Flyttemændene sørger for, at alle møbler og arbejdspladser står, som de skal gøre, for at kontoret er driftsklart. Herefter mangler opsætning af elektronik og så er din erhvervsflytning i skabet!